Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur is een factuur. Een factuur met een negatief bedrag. Een negatieve rekening dus. Met een creditfactuur laat je als ondernemer een door jouw klant te betalen bedrag vervallen. Met andere woorden, de klant krijgt een bedrag terug of er wordt een deel van het totale bedrag in mindering gebracht op een reeds verstuurde factuur. Een creditfactuur neem je net als een factuur op in je boekhouding ofwel administratie.
Waarom is een creditfactuur opstellen belangrijk?
Wanneer een factuur verzonden is betekent dit; betalen. Deze verzonden factuur wijzigen is niet toegestaan – zelfs niet na overleg met de klant. Dat is een regel van de Belastingdienst en daar houd je je als ondernemer natuurlijk aan. De factuur crediteren – ook wel creditnota genoemd- is dan de oplossing. Een verzonden rekening laat je hiermee gedeeltelijk of in zijn geheel vervallen.
Na een proefperiode
Met de ontvangst van een creditfactuur weet de klant dat er minder betaald hoeft te worden of dat de betaling volledig vervalt. Een creditfactuur is een factuur waarmee het bedrag van de originele factuur verandert. Als gevolg van het crediteren van een reeds verzonden factuur is er minder omzet in je onderneming. Vergeet deze niet te vermelden. Net als alle facturen boek je ook creditfacturen in je administratie in.
Een creditfactuur, zo werkt het
Je hebt een factuur gemaakt en verzonden aan je klant. Dan blijkt er bijvoorbeeld iets niet te kloppen, dat kan van alles zijn. Als ondernemer wil je dan de eerder verzonden nota kwijtschelden. Dit doe je door het gehele bedrag te crediteren op een creditfactuur. Het bedrag is dan aan de klant kwijtgescholden. Voor een nieuw product met een ander bedrag maak je vervolgens een nieuwe factuur.
Behalve het hele bedrag van de originele factuur laten vervallen is het ook mogelijk om een deel van het totaalbedrag te crediteren. Dat noemen we ook wel een deelnota. Bij het verminderen van een bepaald bedrag blijft er een lager bedrag over welke de klant alsnog dient te betalen.
Wat is de betekenis van een creditfactuur?
Een creditfactuur – we noemden het al – geeft minder omzet en dus ook minder winst. Vergeet niet dat het ook een verandering in de btw aangifte oplevert. Het is dus heel belangrijk om de nota terug te laten komen in de boekhouding van je onderneming. Net als de facturen staan alle creditfacturen hier ook vermeld.
Wanneer je een factuur crediteert is het belangrijk om de vereiste informatie te vermelden op de creditnota. Dat is heel eenvoudig. Natuurlijk noteer je de gegevens van het bedrijf, maar ook de naam en adres van de persoon aan wie de nota gericht is. De datum, het bedrag exclusief btw, de btw, het percentage van de btw en het totaalbedrag prijken vervolgens op de creditfactuur. Je laat niets aan het toeval over. Denk eraan om de bedragen met een minteken op te nemen.
De volgorde van het factuurnummer van de creditfactuur is niet conform de volgorde van je debetfactuur. Dat is ook iets waarmee je rekening houdt bij het boekhouden.
Behalve creditfacturen sturen voor je onderneming zal je ook af en toe een factuur ontvangen met bedragen die jouw leveranciers je in mindering brengen. Ook deze nota’s maken onderdeel uit van jouw boekhouding.
Creditfactuur vanuit online facturatie-software
Werk je met online facturatie-software, zoals Wefact?
Dan is het maken van een creditfactuur een fluitje van een cent. Als je de originele factuur ook in dezelfde software hebt opgemaakt, is het een kwestie van één muisklik. Dan kun je de uitgemaakte originele factuur volledig of deels crediteren.
Bijzondere creditfacturen
Soms worden creditfacturen opgemaakt, die geen correctie zijn van een eerder opgestelde factuur. Een voorbeeld hiervan zie je veelal bij detacheringsbureaus, die personeel (ZZP’ers) detacheren bij hun opdrachtgevers.
Het werkt als volgt:
Het detacheringsbureau plaatst een ZZP’er bij een opdrachtgever, bijvoorbeeld een zorginstelling. De ZZP’er wordt ingehuurd door het detacheringsbureau en vervolgens “uitgeleend” bij haar opdrachtgever.
In een dergelijke constructie kan de afspraak zijn, dat het detacheringsbureau de factuur stuurt naar haar opdrachtgever. Echter, de ZZP’er zal voor zijn werkzaamheden ook beloond willen worden. Het detacheringsbureau maakt een creditnota op naar de ZZP’er, waarin de verdiensten van de ZZP’er negatief op de factuur wordt vermeld.
Het detacheringsbureau ontvangt een betaling voor de geleverde diensten van haar opdrachtgever. Het detacheringsbureau betaalt vervolgens de ZZP’er.
