Overheadkosten, wat zijn dat?
De overheadkosten in een organisatie zijn een deel van de kosten die een onderneming maakt naast de directe kosten. Het zijn kosten die niets te maken hebben met de dienst of het product van jouw bedrijf.
Deze kosten hebben een redelijk vast karakter. Wel of geen omzet, overheadkosten zijn er altijd. Ze vormen de basis om als bedrijf te kunnen functioneren. Een ander woord voor overheadkosten zijn vaste lasten of indirecte kosten.
Voorbeelden van deze indirecte kosten of vaste lasten zijn secretariële ondersteuning, administratie, personeel en organisatie, management, marketing, facilitaire zaken, vergunningen, communicatiekosten of verzekeringen.
Welke kosten zijn overhead kosten?
Hieronder volgen een aantal voorbeelden van overheadkosten:
- Algemene kosten
- Administratie
- ICT
- Juridische kosten
- Management
- Kantoorkosten
- Telefoon en internet
- Kantoorbenodigdheden
- Porti
- Verkoopkosten
- Reclame-en advertentie
- Reis-en-verblijf
- Representatiekosten
- Kosten voor personeel
- Brutolonen
- Werkgeverslasten
- Uitzendkrachten
- Huisvestingskosten
- Huur pand
- Schoonmaak
- Energie
Overheadkosten berekenen?
Heb je eenmaal duidelijk welke kosten onder de overheadkosten of indirecte kosten vallen, bereken dan hoeveel overheadkosten er precies zijn binnen je bedrijf.
Allereerst is het belangrijk alle kosten op een rij te zetten. Vervolgens maak je onderscheid tussen de directe en indirecte kosten. Wanneer alle indirecte kosten bij elkaar zijn opgeteld, heb je het totaal aan overheadkosten.
Dit is een bepaald percentage van de totale kosten. Ieder bedrijf is anders. Een universeel geldend principe dat toepasbaar is om te weten of jouw overheadkosten hoog of laag zijn is er niet. Wel belangrijk is het om overheadpercentages bij te houden. Bijvoorbeeld iedere maand, ieder kwartaal of ieder jaar. Zodat je voldoende inzicht hebt en eventueel kunt bijstellen.
Is het percentage aan overheadkosten laag, dan besteedt jouw bedrijf de overheadkosten efficiënt. Is het cijfer hoog, dan is het raadzaam iets te wijzigen voor zover dat mogelijk is. Door het percentage te verlagen kan je bijvoorbeeld producten goedkoper aanbieden voor je klant of dezelfde prijs vragen en meer verdiensten maken. Hoe lager het percentage hoe hoger de winst.
Overheadkosten zijn onderdeel van de winst van een onderneming. Deze bepaal je door de volgende formule toe te passen:
Bruto omzet -/- kostprijs -/- overheadkosten = winst
Overheadkosten doorbelasten
Voornamelijk in grote bedrijven, is het gebruikelijk om overheadkosten intern door te belasten. De gedachte hierachter is om indirecte kosten zoveel mogelijk toe te wijzen aan de plek waar het hoort. De doorbelasting kan plaatsvinden naar een kostenplaats binnen de B.V. of naar een andere werkmaatschappij binnen jouw organisatie.
Een voorbeeld ter verduidelijking:
Holding X heeft 2 werkmaatschappijen, Y en Z. Alle drie de bedrijven (X, Y en Z) zijn gevestigd in hetzelfde gehuurde gebouw. Holding X is de hoofdhuurder, ontvangt de factuur van de verhuurder en betaalt de som van de rekening.
Als er niets zou gebeuren, zouden de kosten van de huur louter bij Holding X in de winst-en-verliesrekening komen. Dat is niet terecht, want werkmaatschappijen Y en Z maken ook gebruik van het gebouw. Daarom zorgt holding X ervoor (een deel van) de huur door te berekenen naar de werkmaatschappijen Y en Z.
Overheadkosten reserveren
Onder bepaalde fiscale voorwaarden, kunnen toekomstige overheadkosten binnen bedrijven gereserveerd worden. Een bekend voorbeeld hiervan is het groot onderhoud. Ook hier een voorbeeld:
Bedrijf ABC bezit een bedrijfspand, die periodiek (1x in de 5 jaar) een flinke opknapbeurt krijgt. Er wordt dan opnieuw geverfd, reparaties worden uitgevoerd en de installaties worden gecheckt en zonodig vervangen.
De kosten van dit vijfjaarlijkse onderhoud worden geschat op € 100.000 per jaar.
Bedrijf ABC reserveert elk jaar € 20.000 (€ 100.000 / 5 jaar) en neemt deze post als kosten in de winst-en-verliesrekening. Op de balans wordt er een zgn voorziening groot onderhoud gevormd.
Deze werkwijze is fiscaal toegestaan, mits je voldoet aan de volgende voorwaarden:
- De toekomstige uitgaven vinden hun oorsprong in feiten of omstandigheden, die zich in de periode voorafgaand aan de balansdatum hebben voorgedaan (Oorsprongvoorwaarde).
- De toekomstige uitgaven kunnen overigens ook die periode worden toegerekend (Goed koopmansgebruik voorwaarde).
- Over deze toekomstige uitgaven bestaat een redelijke mate van zekerheid dat zij zich in de toekomst voordoen (de redelijke‐zekerheid voorwaarde).
Duidelijkheid over de overheadkosten is belangrijk voor jou als ondernemer. Het geeft inzicht in de kostenstructuur en het rendement van je product of dienst. Ondanks het feit dat overheadkosten veelal een redelijk vast karakter kennen is het goed om te overwegen of kostenreductie tot de mogelijkheden behoort. Waarmee misschien wel een hogere winstgevendheid binnen bereik komt.
